E-mail ako šéfova taktovka

  Podľa jedného z prieskumov túto skutočnosť hodnotí 34 % opýtaných top manažérov ako jednoznačné zlepšenie. Takmer polovica (46 %) v nej vidí prednosti i nedostatky a iba 9 % vníma predovšetkým jej negatívne dôsledky. Tým však možno pri troške snahy veľmi ľahko predísť. Stačí, ak budete nielen pri rozdeľovaní e-mailových pokynov, ale aj pri práci s vlastnou e-mailovou schránkou dodržiavať určité pravidlá.
l Nikdy nevyužívajte e-mail na to, aby ste na podriadených delegovali nové komplexné úlohy, ktorých prijatie si vyžaduje súhlas obidvoch strán. Prostredníctvom elektronickej pošty nikdy na poslednú chvíľu neprideľujte zložité úlohy so skorým termínom splnenia. Kritiku nikdy neoznamujte pomocou e-mailu. Elektronicky nešírte ani informácie, ktoré sa síce týkajú všetkých pracovníkov, avšak ktoré medzi nimi pravdepodobne vyvolajú vysokú mieru emócií.
l Pokiaľ ide o bežnú prácu s elektronickou poštou, vyhnite sa tomu, aby sa e-maily stali výplňou pracovných prestávok alebo formou rozptýlenia. Ak sú prichádzajúce e-maily nevyhnutnou súčasťou vašej práce, využite programy, ktoré automaticky v presne zadaných intervaloch ohlasujú príchod nových správ. Ak nové správy nie sú pre vašu prácu prvoradé, stanovte si počas dňa jeden alebo dva termíny na prezretie došlej pošty. Najvhodnejšie je ráno a čas krátko pred odchodom z pracoviska.
l E-mailovú schránku si pravidelne vyprázdňujte a nezbierajte v nej stovky netriedených správ. Využívajte na to určené programy a nové správy hneď po prečítaní trieďte do priečinkov - napríklad ako Novinky, Na ďalšie spracovanie, Treba odpovedať ihneď, Dôležité a pod. Nevyžiadané reklamné e-maily (SPAM) alebo iné správy, ktorých odosielateľ je neznámy, nečítajte. Zbytočné a podozrivé e-maily okamžite mažte.
l Jednou správou sa zaoberajte iba raz. Ak ste si e-mail prečítali, neodkladajte jeho spracovanie. Urobte hneď to, čo treba urobiť: odpovedzte, pripojte vlastný komentár a pošlite ďalej, archivujte, spracujte alebo mažte. (ja),