Vianočný večierok, ktorý si tím naozaj zapamätá: 7 vecí, ktoré rozhodujú

Ľudia sa stretnú mimo kancelárie, pripomenú si spoločné úspechy a najmä dostanú priestor byť spolu bez pracovných povinností.

Rozdiel medzi večierkom, na ktorý sa ešte v januári spomína, a akciou, z ktorej ľudia odídu po večeri domov, však často nie je v rozpočte. Rozhoduje najmä to, ako dobre do seba zapadnú priestor, program, hudba, technika a celková organizácia.

Ak pripravujete firemný vianočný večierok, týchto sedem vecí sa oplatí vyriešiť skôr, než začnete objednávať atrakcie a skladať playlist.

1. Najskôr si povedzte, pre koho večierok pripravujete

Program pre tím dvadsiatich ľudí môže vyzerať úplne inak než večierok pre niekoľko stoviek zamestnancov. Rovnako záleží na vekovom zložení tímu, firemnej kultúre aj na tom, či sa kolegovia pravidelne stretávajú mimo práce.

Nie každá firma potrebuje tematický večer, moderátora a nabitý program od prvej do poslednej minúty. Niekde bude fungovať elegantná večera s hudbou, inde DJ, koncert a tanečný parket.

Dobrý vianočný večierok preto nevzniká kopírovaním programu z inej firmy. Mal by zodpovedať ľuďom, ktorí naň prídu.

2. Priestor musí fungovať aj po praktickej stránke

Historická sála, industriálna hala či moderný eventový priestor môžu na fotografiách vyzerať výborne. Pred rezerváciou však treba myslieť aj na veci, ktoré na fotografiách nevidno.

Koľko ľudí sa v priestore pohodlne usadí? Zostane dostatok miesta na bar a tanečný parket? Dá sa v ňom postaviť pódium? Aká je akustika? Je možné priestor adekvátne ozvučiť a nasvietiť? A nebude po pridaní všetkej techniky pôsobiť preplnene?

Dôležitá je aj dostupnosť, parkovanie alebo možnosť zabezpečiť odvoz. Najkrajšie miesto nemusí byť najlepšou voľbou, ak sa doň polovica tímu večer nevie pohodlne dostať alebo z neho odísť.

3. Program potrebuje tempo, nie čo najviac bodov

Príhovor vedenia. Večera. Vyhodnotenie roka. Tombola. Súťaž. Kapela. DJ. Fotokútik. Vystúpenie.

Každý z týchto bodov môže fungovať, no ak ich natlačíte do jedného večera priveľa, hostia budú mať pocit, že neustále čakajú na ďalšiu povinnú časť programu.

Dobrý harmonogram strieda organizované momenty s voľným časom. Po príchode by mali mať ľudia priestor privítať sa. Po oficiálnej časti zase potrebujú chvíľu na rozhovory, jedlo a drink. A keď sa večer presunie na parket, program by už nemal zábavu každú chvíľu prerušovať.

Pri plánovaní preto nie je dôležité iba to, čo sa bude diať, ale aj kedy sa to bude diať.

4. Hudba rozhoduje o tom, či sa večer rozbehne

Hudba je jednou z vecí, ktoré hostia vnímajú počas prakticky celého večera. Na začiatku môže nenápadne dotvárať atmosféru, neskôr však často rozhoduje o tom, či ľudia zostanú pri stoloch alebo sa presunú na tanečný parket.

Pri DJovi či kapele preto nestačí vyberať podľa vlastného hudobného vkusu organizátora. Firemný vianočný večierok môže spojiť ľudí s veľmi rozdielnymi preferenciami a dobrý DJ musí vedieť reagovať na publikum priamo počas večera.

Dôležitý je aj prechod medzi jednotlivými časťami programu. Hudba pri príchode hostí, počas večere a po otvorení tanečného parketu má úplne inú úlohu.

5. Techniku si hostia všimnú najmä vtedy, keď nefunguje

Na technické zabezpečenie sa ľahko zabudne, kým nepríde prvý príhovor a polovica miestnosti mu nerozumie.

Ozvučenie musí zodpovedať veľkosti aj akustike priestoru. Mikrofóny musia byť pripravené skôr, než ich niekto potrebuje. Ak je súčasťou programu video, prezentácia alebo vystúpenie, treba vopred vyriešiť obraz, projekciu či LED obrazovku.

Podobne dôležité je osvetlenie. Iné svetlo potrebuje večera, iné pódium a úplne iné tanečný parket. Správne nasvietenie dokáže zmeniť aj pomerne jednoduchý priestor a vytvoriť atmosféru bez množstva dekorácií.

Technika pritom nemá byť hlavnou hviezdou večera. Jej úlohou je zabezpečiť, aby všetko ostatné fungovalo.

6. Jeden človek musí držať všetky časti večera pokope

Pri organizácii firemného večierka sa rýchlo nazbiera množstvo dodávateľov. Priestor komunikuje s cateringom, DJ potrebuje technika, moderátor čaká na pokyn, vystupujúci potrebuje pripraviť stage a niekto musí zároveň sledovať harmonogram.

Ak všetky tieto veci koordinuje interný človek z firmy, ľahko sa stane, že namiesto večierka strávi celý večer telefonovaním a riešením detailov.

Ak nechcete riešiť techniku, hudbu aj harmonogram na poslednú chvíľu, oplatí sa osloviť agentúru, pre ktorých je organizácia firemných večierkov na kľúč každodennou rutinou počas sezóny. Jeden produkčný tím tak môže koordinovať viac častí podujatia a dohliadnuť na to, aby na seba nadväzovali.

Pri evente totiž často nerozhoduje jeden veľký nápad, ale desiatky menších detailov, ktoré musia fungovať v správnom čase.

7. Nezabudnite, prečo večierok vlastne robíte

Je jednoduché začať riešiť tematickú výzdobu, svetelnú show alebo známeho interpreta a postupne zabudnúť na samotný dôvod podujatia.

Vianočný večierok je predovšetkým pre ľudí vo firme.

Mal by vytvoriť priestor na stretnutia, ktoré počas pracovného roka nevzniknú. Môže byť príležitosťou poďakovať zamestnancom, pripomenúť úspechy alebo jednoducho ukončiť náročný rok spoločným večerom bez prezentácií a termínov.

Aj preto nemusí byť najlepší večierok automaticky ten najdrahší. Oveľa dôležitejšie je, či všetky jeho časti vytvoria jeden prirodzený zážitok.

Organizáciu začnite skôr, než zostanú len voľné termíny

Pri vianočných večierkoch sa veľká časť firemných akcií sústreďuje do niekoľkých týždňov na konci roka. S blížiacim sa decembrom sa preto zužuje výber priestorov, interpretov, DJov aj ďalších dodávateľov.

Čím skôr poznáte približný počet hostí, rozpočet, termín a predstavu o charaktere večera, tým viac možností zostáva pri jeho skladaní.

Fashion Sound zabezpečuje firemné eventy vrátane vianočných večierkov a vie zastrešiť technické zabezpečenie, ozvučenie, osvetlenie, hudobný program, booking interpretov aj produkciu podujatia.

Vďaka tomu môže byť výsledkom večierok, na ktorom nemusí organizátor sledovať každú minútu harmonogramu. Môže si ho užiť spolu s ostatnými.