Diaľnice už pracujú s automatizovanou registratúrou

BRATISLAVA 22. februára (WN/PS) - Národná diaľničná spoločnosť začala koncom novembra 2005 prostredníctvom spoločnosti DATALAN, a. s., realizovať projekt nasadenia tzv. Registratúrnej knihy – riešenia pre automatizovanú správu registratúry. Projekt bol ukončený už o mesiac – v decembri 2005. Zamestnanci NDS teda využívajú výhody jednotného systému správy registratúry už približne dva mesiace. NDS tak zároveň znížila náklady na evidenciu záznamov v rámci celej svojej štruktúry.

Doposiaľ prebiehala evidencia dokumentov v Národnej diaľničnej spoločnosti centrálne cez podateľňu. Pracovníci si pri zaevidovaní nového dokumentu museli vyžiadať evidenčné číslo z podateľne, ktoré zapisovali pracovníčky podateľne ručne do evidenčnej knihy. Všetky doručené zásielky boli evidované na podateľni a následne distribuované prostredníctvom Slovenskej pošty a kuriérov spracovateľom po celom Slovensku. Vedenie spoločnosti sa rozhodlo systém evidovania a spracovania záznamov zmeniť tak, aby bol v súlade so Zákonom NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ako aj príslušných ustanovení vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z., a zároveň logicky napomáhal šetreniu finančných prostriedkov.

Riešením bolo zaviesť správu registratúry vedenú automatizovaným spôsobom - teda nielen viesť presnú evidenciu záznamov, ktoré do spoločnosti vstupujú alebo z nej odchádzajú, ale aj sledovať záznamy a spisy počas ich celého životného cyklu až do obdobia, kedy dôjde k ich vyraďovaciemu konaniu. Cieľom bolo plne automatizovať všetky činnosti súvisiace so správou registratúry ako je vstup záznamov, priraďovanie čísla záznamu a spisu, presun do príručných registratúr, preberanie z príručných registratúr do registratúrneho strediska, vyraďovacie konanie, uzavretie roka a iné. Prostredníctvom vyhľadávacieho „enginu“ bolo potrebné tiež zabezpečiť možnosť vyhľadať staršie záznamy a spisy a využiť ich pri rozhodnutiach v daných oblastiach.

„Registratúrna kniha“ (RK) je intranetová aplikácia, koncipovaná ako otvorený systém, založený na moderných štandardoch. Z tohto dôvodu je možné systém RK integrovať s existujúcimi systémami, ktoré organizácia využíva, ako i so systémami, ktoré bude využívať v budúcnosti. Celé riešenie je postavené na platforme a produktoch Microsoft a bolo aplikované na existujúcu hardvérovú infraštruktúru.

Architektúra systému bola navrhnutá s ohľadom na vysokú flexibilitu, škálovateľnosť a ľahkú údržbu i pri veľkom počte klientskych pracovných staníc. Samotná aplikácia RK je nainštalovaná na serveri, ktorého súčasťou je databázový server Microsoft SQL 2000.

Ing. Miloš Ronec

riaditeľ Divízie marketing

DATALAN, a. s.

Tel.: 02/50257750

Fax: 02/50257400

Mobil: 0907-712355

E-mail: milos_ronec@datalan.sk

www.datalan.sk

FOTO:SITA